Google Drive es una plataforma poderosa para almacenar, colaborar y crear contenido en la nube. Conocer Google Drive a fondo te permite ahorrar tiempo, mejorar la organización y proteger tu información. A continuación tienes 22 trucos probados y fáciles de aplicar.
Organización de archivos y carpetas
| Truco |
Cómo hacerlo |
| 1. Cambia el color de las carpetas |
Haz clic derecho en la carpeta → "Cambiar color" para identificar proyectos visualmente. |
| 2. Agrega emojis a los nombres |
Incluye emojis en nombres de carpetas/archivos para destacar categorías o prioridades. |
| 3. Usa accesos directos |
Selecciona un archivo → "Agregar acceso directo a Drive" en lugar de duplicar. |
| 4. Fija archivos en Destacados |
Selecciona archivo → "Agregar a destacados" para acceso rápido desde la barra lateral. |
| 5. Ordena con búsqueda avanzada |
Haz clic en la barra de búsqueda → usa filtros por tipo, propietario, fecha o palabra clave. |
Colaboración y productividad
| Truco |
Cómo hacerlo |
| 6. Comenta desde la vista previa |
Selecciona el archivo → usa la vista previa y deja comentarios sin abrir Docs o Sheets. |
| 7. Menciona con @ para notificar |
En comentarios escribe @nombre para asignar tareas o notificar colaboradores. |
| 8. Controla permisos por enlace |
En "Compartir" elige si el enlace es restringido, interno o público y establece rol (lector, comentarista, editor). |
| 9. Sugerir cambios en Docs |
Activa el modo "Sugerencias" para editar sin modificar el documento original hasta aprobar cambios. |
| 10. Asigna tareas desde comentarios |
Al crear un comentario, marca "Asignar" para convertirlo en tarea pendiente con responsable. |
Seguridad y control
| Truco |
Cómo hacerlo |
| 11. Restringe descarga, copia e impresión |
En "Compartir" → engrane → desactiva las opciones de descarga, copia e impresión para lectores. |
| 12. Revisa actividad y acceso |
En la vista de "Detalles y actividad" comprueba quién vio o editó archivos recientemente. |
| 13. Usa la verificación en dos pasos |
Activa 2FA en tu cuenta Google para proteger Drive ante accesos no autorizados. |
| 14. Gestiona versiones de archivos |
Haz clic derecho → "Administrar versiones" para subir o restaurar versiones sin cambiar enlace. |
Atajos, búsqueda y automatización
| Truco |
Cómo hacerlo |
| 15. Crea Docs/Sheets/Slides al instante |
Escribe doc.new, sheet.new o slide.new en la barra de direcciones. |
| 16. Usa la búsqueda por contenido (OCR) |
Sube imágenes o PDFs; Drive indexa texto y la búsqueda encuentra palabras dentro de esos archivos. |
| 17. Guarda correos a Drive |
Usa complementos o descarga el correo como PDF y súbelo a Drive para centralizar documentación. |
| 18. Automatiza con Apps Script |
Usa Google Apps Script para automatizar tareas: mover archivos, crear backups o notificaciones. |
Funciones útiles y extras
| Truco |
Cómo hacerlo |
| 19. Crear formularios y recopilar respuestas |
Desde Google Drive → Nuevo → Google Forms; las respuestas se guardan en Sheets automáticamente. |
| 20. Insertar archivos en Calendar |
Al crear un evento en Google Calendar puedes adjuntar archivos de Drive para la reunión. |
| 21. Trabajar sin conexión |
Activa "Sin conexión" en Drive/Docs para editar archivos offline; se sincronizan al volver a online. |
| 22. Recuperar archivos eliminados |
En la papelera de Drive puedes restaurar archivos dentro del periodo permitido antes de eliminar permanentemente. |
Conclusión
Dominar Google Drive implica conocer funciones básicas y también esos trucos que aumentan tu productividad, seguridad y capacidad de colaboración. Aplica estos 22 trucos y verás cómo optimizas flujos de trabajo y reduces fricciones en proyectos personales o empresariales.
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